"Proyectos" de ChatGPT es la función que nos ha permitido solucionar ese problema. Si un chat individual es una nota adhesiva, un proyecto es todo el escritorio: chats, archivos e instrucciones reunidos en un mismo lugar, todos ellos compartiendo el mismo contexto. En esta guía te explicamos cómo lo pusimos en marcha y cómo lo utilizamos para llevar a cabo una campaña real de recaudación de fondos en equipo.

¿A quién va dirigida esta guía?

Esta guía está dirigida a responsables de ONG, gestores de programas y profesionales de la comunicación que ya utilizan ChatGPT para resolver dudas cotidianas y realizar revisiones rápidas y que ahora desean que les sirva de apoyo en proyectos colaborativos de mayor envergadura (una campaña, una estrategia o una propuesta de subvención) sin que todo acabe sumido en el caos. No hace falta tener conocimientos técnicos. Si sabes crear una carpeta en tu ordenador, sabrás crear un proyecto.

Objetivos

Al finalizar, deberías saber cuándo utilizar un proyecto, cómo configurarlo y cómo utilizarlo con un equipo sin generar riesgos para la seguridad de los datos.

¿Por qué utilizar los proyectos de ChatGPT?

Un chat normal es ideal para completar una tarea. Un proyecto es un espacio específico para el trabajo que va evolucionando: los chats, los archivos, las instrucciones y el contexto permanecen juntos, en lugar de estar dispersos en conversaciones distintas.

Para una persona, la ventaja radica sobre todo en no tener que repetir lo mismo una y otra vez. Subes los documentos sobre tu estrategia y tu marca una sola vez, redactas tus instrucciones una sola vez y en todos los chats del proyecto ya se sabe lo que quieres y lo que necesitas.

Para un equipo, la ventaja es mayor. Los proyectos se pueden compartir y ChatGPT puede acceder a todo el contenido de un proyecto compartido —los chats, los archivos y las instrucciones— de modo que cada persona pueda continuar donde lo dejaron los demás, en lugar de empezar desde cero. Un proyecto compartido convierte ese ingenio individual en algo en lo que todo el equipo puede apoyarse.

Un ejemplo que voy a utilizar en esta guía es una campaña de recaudación de fondos, que encaja a la perfección con los proyectos de ChatGPT. Normalmente, habrá más de una persona trabajando en ello: cada una debe realizar tareas ligeramente diferentes, pero todas necesitan disponer de la misma información contextual. La campaña de Digivia, tenía como objetivo recaudar fondos para nuestro apoyo técnico a las OSC, así como para nuestras operaciones. No son temas fáciles. Teníamos que elaborar los mensajes adecuados, realizar un estudio adecuado sobre las actitudes de la gente respecto a la ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro y al uso de la tecnología y definir los grupos destinatarios adecuados. Sin la IA, esto sería imposible en nuestro pequeño equipo de cuatro personas, con una experiencia muy limitada en la recaudación de fondos y unos recursos aún más limitados.

Los proyectos ya están disponibles en todos los planes, incluido el gratuito, y cualquiera puede compartirlos. Los planes se diferencian principalmente en los límites de archivos y, en el caso de los planes para empresas, en los controles administrativos y de cumplimiento normativo.

Una única limitación, la misma de siempre: un proyecto no salvará una campaña desorganizada. La IA potencia el proceso que ya tienes. Si tu equipo no comparte una visión común sobre el público, el objetivo o el tono, un proyecto simplemente te ayudará a generar esa confusión de forma más eficiente: en un único y ordenado lugar.

Cómo utilizar los proyectos de ChatGPT

Configuración de un proyecto

En ChatGPT, abre el menú de la izquierda y crea un nuevo proyecto. Ponle un nombre claro. Por ejemplo, el nuestro se titulaba simplemente «Campaña de recaudación de fondos 2026». El nombre importa más de lo que parece: un proyecto llamado «Cosas» envejecerá mal.

Al crear el proyecto, también debes seleccionar la configuración de memoria (en el icono con forma de rueda dentada): predeterminada o solo para el proyecto. La memoria solo para el proyecto hace que ChatGPT solo extraiga el contexto de las conversaciones de este proyecto y evita que cualquier contenido de aquí se filtre a tus otros chats. Para una campaña que afecte a donantes y socios, hemos optado por la modalidad solo para el proyecto, ya que mantiene el trabajo en su propio ámbito independiente. (Si más adelante compartes el proyecto, ChatGPT lo cambia automáticamente a solo para el proyecto, lo que es una configuración predeterminada sensata.)

En resumen: Instrucciones y archivos

Antes de empezar la conversación, pon las cosas en contexto. Este es el paso que la mayoría de la gente se salta y es el que hace que todo lo que viene después suene como algo propio.

Aquí van dos cosas. En primer lugar, los archivos. Abre el proyecto, haz clic en Fuentes y sube tu material de referencia, como el informe de justificación, las directrices sobre la marca y el tono de voz y tu estrategia. A continuación, ChatGPT utiliza estos datos como base factual para cada chat.

En segundo lugar, las instrucciones. En la configuración del proyecto (bajo el icono de los tres puntos), redacta un breve resumen (límite de 8000 caracteres): a quién va dirigida la campaña, el tono que debemos utilizar, las palabras que nos gustan, las que no debemos usar (o remite a tu manual de marca) y cómo se definiría un buen resultado. Piensa en ello como si tuvieras que incorporar a un nuevo compañero de trabajo una sola vez, en lugar de tener que volver a explicarle en qué consiste el trabajo en cada conversación.

Si esto te suena, se trata de la misma idea que la de un GPT personalizado de nuestro artículo anterior. La diferencia es que, en este caso, las instrucciones se refieren a una tarea concreta, en lugar de a una función repetible.

La campaña, chat a chat

Aquí es donde los proyectos demuestran su utilidad. En lugar de un único chat enorme que poco a poco se va volviendo un caos, abrimos un chat independiente para cada parte de la campaña y todos ellos compartían los mismos archivos y el mismo resumen.

Chat 1: Investigación. Empezamos pidiendo a ChatGPT que nos ayudara a comprender cómo ve el público este sector, cuál es la actitud del público hacia la tecnología y si existe algún punto en común entre ambos: las actitudes compartidas, las sospechas y las esperanzas. Dado que se trata de información objetiva y destinada al público, consideramos el resultado como un primer borrador y contrastamos las afirmaciones más importantes con fuentes fiables. Además, para esta tarea hemos utilizado el modelo más avanzado (Pro). Elegimos Pro porque era la parte del trabajo que requería un mayor grado de juicio: había que sintetizar opiniones públicas dispares, detectar patrones en diferentes fuentes y mantener una línea de razonamiento más matizada de la que Auto, Instant o Thinking podrían ofrecer de forma fiable para tareas de redacción rápida.

Chat 2: Grupos destinatarios y mensajes. Introducimos los resultados de esa investigación en un nuevo chat y le pedimos que los transformara en dos o tres perfiles de público bien definidos, además del mensaje principal para cada uno de ellos. Como ambos chats formaban parte del mismo proyecto, el segundo ya disponía del contexto del primero. No se permite copiar y pegar resultados de búsqueda entre ventanas.

Chat 3: El redactor de páginas de destino. Un chat específico que actúa como nuestro redactor publicitario para la página de destino de la campaña en nuestra web y en nuestro portal de recaudación de fondos. Ya conocía nuestro tono y nuestro público gracias al resumen, así que los borradores que nos llegaron tenían nuestro estilo y no el de una organización benéfica genérica que nunca ha conocido a sus propios donantes.

Chat 4: El redactor de correos electrónicos. Una segunda sesión de chat con el redactor publicitario, en esta ocasión para la secuencia de correos electrónicos dirigidos a los donantes, que consta de la primera solicitud de donación, el recordatorio amable y el correo de agradecimiento. El hecho de mantenerlo separado del chat de la página de destino permitió que cada uno se centrara en su función, aunque ambos se basaran en el mismo mensaje de la campaña.

Chat 5: Personalización para contactos y socios. También queríamos mensajes personalizados para nuestros contactos y socios actuales. Esto es útil, pero también delicado: las listas de contactos contienen datos personales. En lugar de introducir nombres reales y direcciones de correo electrónico, describe los tipos de socios y pide a ChatGPT que elabore enfoques personalizados para cada uno de ellos. Para cualquier asunto personal o confidencial, utiliza una herramienta de nivel empresarial homologada que no requiera formación en materia de datos y que garantice un tratamiento seguro de los mismos. Y limita siempre los datos que compartes a los estrictamente necesarios.

Chat 6: Un perfil de donante escéptico. Una conversación en la que se simula el papel de un importante donante cauteloso y se ponen de manifiesto las deficiencias de nuestra petición antes de que lo haga un donante real. A veces, lo más útil que te ofrece la IA no es una respuesta, sino alguien con quien practicar.

Otros temas que merecerían una conversación aparte podrían ser:

  • Un chat sobre la reutilización social. Convertir la página de destino ya terminada en publicaciones breves para nuestros canales, adaptando el tono a cada uno de ellos.

  • Un chat sobre mediciones. Elaboramos los indicadores clave de rendimiento (KPI) de nuestra campaña y una plantilla sencilla para el informe posterior a la campaña, de modo que supiéramos de antemano cómo se definiría realmente el «éxito».

Trabajar en equipo

Esta es la parte que convierte un espacio de trabajo personal en uno de equipo. En los planes compatibles, puedes compartir un proyecto e invitar a compañeros de trabajo, de modo que todos trabajen a partir de los mismos archivos, instrucciones e historial.

Hay dos niveles de acceso que conviene conocer. El acceso al chat permite a un compañero ver y utilizar los chats, los archivos y las instrucciones del proyecto. El acceso de edición también les permite modificar las instrucciones, añadir o eliminar archivos e invitar a otras personas.

La colaboración es asíncrona, lo que se adapta perfectamente a los equipos de las ONG, que suelen estar muy ocupados. Los usuarios trabajan en sus propios chats dentro del proyecto, se basan en las actualizaciones de los demás e incluso pueden crear una rama a partir de la conversación de un compañero para llevar una idea por un nuevo camino sin alterar la original. Diferentes personas, diferentes chats, un mismo contexto.

Mantener la seguridad

Nada de esto elimina la necesidad de un poco de gobernanza. Aquí tienes una breve lista de verificación que puedes utilizar para cualquier proyecto que afecte a personas reales:

  • Decide qué es lo que nunca se debe subir y anótalo. Esto puede incluir datos de beneficiarios, información sobre medidas de protección o cualquier dato que pertenezca a una categoría especial (como los datos sensibles).

  • Es mejor utilizar memoria exclusiva para el proyecto cuando se trabaje con datos confidenciales, para que el contexto se mantenga dentro de su ámbito.

  • Utiliza una herramienta homologada y de nivel empresarial cuando se traten datos personales o confidenciales y limita al mínimo la introducción de datos. La versión gratuita es ideal para experimentar y realizar bocetos generales. Los planes de pago individuales ofrecen mayor capacidad y modelos más potentes, pero los planes empresariales son la opción más segura para el trabajo colaborativo en la organización y funciones como proyectos.

  • Asignar la responsabilidad: quién se encarga de la gestión del informe y quién revisa la calidad del resultado.

Esto es aburrido y precisamente de eso se trata. Una gobernanza aburrida es lo que evita que se repita el mismo error evitable. Para leer la versión completa, consulta nuestro artículo sobre seguridad de los datos.

Recursos adicionales

Un chat normal te ayuda a completar una tarea. Un proyecto ayuda a tu equipo a llevar a buen puerto, de forma conjunta y en un mismo lugar, una tarea importante.

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Este recurso se ha elaborado como parte del proyecto IA para el cambio social dentro deDigital Activism Program de TechSoup, con el apoyo de Google.org.

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Este contenido se ha creado con la ayuda de la IA y ha sido revisado y editado por Radka Bystricka.