Algunos textos eran cálidos, otros eran fríos, algunos eran demasiado largos y otros parecían sacados de una solicitud de subvención que llevaba tres semanas sin ver la luz. No me cuesta nada admitir que la redacción para promocionar algo no es mi punto fuerte. Así que, aunque el contenido fuera correcto, a menudo el texto aún necesitaba pulirse. Nuestro compañero del departamento de comunicación tenía que dedicar tiempo a editar el texto, no solo en cuanto a la gramática, sino también al tono, la claridad, el vocabulario y la adecuación al público al que nos dirigimos.
En otras palabras: la redacción en sí misma no fue el principal obstáculo. Era el ciclo de edición.
Entonces llegó nuestro primer GPT personalizado que resultó realmente útil.
Nuestro compañero del departamento de comunicación creó un modelo GPT, lo configuró con instrucciones sobre nuestro público, el tono de voz, el vocabulario recomendado y las palabras prohibidas, y lo compartió con el equipo. Desde entonces, cuando necesitamos un texto breve, utilizamos nuestro GPT interno «Digivia copywriter». Seguimos aportando el fondo, los hechos y el mensaje que queremos transmitir. Pero el GPT nos ayuda a convertir eso en un texto que ya suena como si lo hubiéramos escrito nosotros. La mayoría de las veces, apenas requiere edición, o ninguna, antes de su publicación.
El resultado fue sencillo. Dedico menos tiempo a darle vueltas a la redacción y más tiempo al contenido en sí. Mi compañero dedica mucho menos tiempo a corregir los textos de los demás. En toda la organización, nuestra comunicación resulta más coherente, más deliberada y más adecuada para las personas a las que queremos llegar.
Ese es el momento en el que ChatGPT deja de ser una herramienta de chat inteligente y empieza a convertirse en una infraestructura de trabajo.
Y ese cambio, según mi experiencia, suele producirse a través de dos aspectos: GPT personalizados y proyectos.
La diferencia fundamental es la siguiente: Un GPT personalizado te ayuda a ti o a tu equipo a realizar bien el mismo tipo de trabajo. Un proyecto te ayuda a ti o a tu equipo a avanzar en una tarea compleja a lo largo del tiempo.
¿Qué es un GPT personalizado?
Un GPT personalizado es un asistente reutilizable configurado para una función, un tema o un flujo de trabajo concretos. En lugar de tener que dar explicaciones desde cero cada vez, defines la configuración una sola vez: instrucciones, tono, límites, documentos de referencia y, tal vez, incluso las capacidades relacionadas. OpenAI describe los GPT precisamente en estos términos: versiones personalizadas de ChatGPT adaptadas a tareas o temas específicos mediante instrucciones, archivos de conocimientos y capacidades como la búsqueda en la web, la generación de imágenes o el análisis de datos.
En pocas palabras, un GPT personalizado es lo que creas cuando te cansas de repetir una y otra vez las mismas instrucciones.
Mucha gente intenta resolverlo manteniendo activo un hilo de chat largo y volviendo a él una y otra vez. Puede funcionar, pero las conversaciones largas pueden desviarse del tema: las instrucciones útiles quedan ocultas y las intervenciones anteriores pueden influir en las respuestas posteriores de una forma que ya no te interesa. Un GPT personalizado te ofrece un punto de partida más claro cada vez: las mismas instrucciones, sin el lastre de un hilo de discusión que se ha ido desviando.
Puedes verlo como un especialista al que contratas una vez y al que luego puedes recurrir siempre que lo necesites. Eso no significa que, por arte de magia, se convierta en algo brillante. Significa que se vuelve más coherente. Y para muchas organizaciones, la coherencia es la mitad del camino.
¿Y qué hay de los proyectos?
Un proyecto es un espacio de trabajo permanente dedicado a una tarea en curso. Los chats, los archivos y las instrucciones de los proyectos se guardan todos juntos en un mismo lugar. OpenAI describe los proyectos como espacios que agrupan el contexto de un trabajo recurrente y en constante evolución y señala que los usuarios de los planes Business, Enterprise y Edu también pueden compartir proyectos con sus compañeros de equipo.
Un proyecto es lo que se lleva a cabo cuando un resultado importante requiere varias fases de reflexión, redacción, revisión y contexto basado en archivos.
Recientemente hemos utilizado un proyecto para preparar una campaña de recaudación de fondos en nuestra organización. Subimos nuestros documentos estratégicos y de imagen de marca y utilizamos el proyecto como espacio de trabajo compartido. Una de las conversaciones se centró en el análisis de los posibles grupos destinatarios y sus actitudes hacia la tecnología y el sector sin ánimo de lucro. Otra convirtió esa investigación en perfiles de usuario. Otras conversaciones nos ayudaron a idear los mensajes de la campaña, redactar borradores de correos electrónicos para posibles donantes y dar forma a la página de destino. Diferentes personas trabajaron en distintos chats, pero todas ellas partían del mismo contexto y contribuyeron a la misma campaña. Ahí es donde los proyectos resultan especialmente útiles: no cuando se necesita una única respuesta acertada, sino cuando hay que coordinar varias líneas de trabajo para avanzar hacia un resultado importante.
¿GPT personalizados o proyectos?
Estas dos herramientas resultan útiles en situaciones muy diferentes y utilizar la incorrecta genera un lío innecesario. Esta tabla puede ayudarte a decidir cuál es la opción más adecuada para tu caso:
Tanto los GPT personalizados como los proyectos son funciones avanzadas disponibles únicamente en los planes de pago de ChatGPT. La versión gratuita solo admite funciones básicas de chat, aunque, como usuario gratuito, puedes utilizar los GPT personalizados creados por otras personas si estos están a tu disposición.
Por qué esto es importante para los equipos y no solo para las personas
Las funciones del espacio de trabajo de OpenAI permiten compartir los GPT entre los miembros del equipo que forman parte de dicho espacio, con acceso de edición para los usuarios autorizados, que pueden actualizarlos y gestionarlos sin depender del propietario. Los proyectos también se pueden compartir en los planes Business, Enterprise y Edu, lo que facilita que los compañeros de equipo se coordinen y trabajen partiendo del mismo contexto.
Esto es importante porque muchas organizaciones siguen un patrón muy habitual: una persona se convierte en «el experto en IA», crea cosas útiles y todos los demás dependen de esa persona para que sus proyectos sigan funcionando. No es una estrategia. Es un cuello de botella con una buena imagen de marca.
Los GPT personalizados compartidos reducen esa dependencia. Los proyectos compartidos reducen la duplicación, las reuniones informativas repetidas y la fragmentación del contexto. Juntos, contribuyen a que la experimentación personal se convierta en algo más parecido a una capacidad organizativa.
Esto es especialmente relevante para las ONG y los equipos pequeños. La capacidad del personal es limitada. Las funciones se solapan. La memoria institucional es frágil. Si los conocimientos prácticos útiles pueden transformarse en un GPT compartido, o si un trabajo complejo puede integrarse en un proyecto compartido en lugar de estar repartido entre quince chats distintos y las mentes de cuatro personas, eso no solo es más rápido. Es más resiliente.
También hay una verdad incómoda que vale la pena decir en voz alta: estas herramientas no arreglarán un proceso que no funciona. Un GPT personalizado no resolverá el problema de la falta de claridad en los mensajes. Un proyecto no va a solucionar una estrategia desorganizada. La IA potencia el proceso que ya tienes. Si el equipo no tiene una visión común sobre el público, los objetivos o los criterios, la máquina solo servirá para generar confusión de forma más eficiente.
Otros usos destacados de los GPT personalizados
El ejemplo de redacción publicitaria es fácil de entender, pero dista mucho de ser el único caso práctico útil.
Un evaluador de proyectos puede revisar borradores de subvenciones, notas conceptuales o planes de programas en función de criterios claros, su misión y su estrategia, así como señalar fallos de lógica, resultados imprecisos o riesgos que no se hayan tenido en cuenta. Resulta muy útil cuando todo el mundo se centra en la lista de actividades y nadie se atreve a preguntar cuál es, en realidad, el cambio que se supone que hay que hacer.
Hablar con un personaje es una de las opciones más infravaloradas. Puedes crear un GPT que responda como un donante escéptico, un miembro de la junta directiva con exceso de trabajo, un compañero de trabajo cauteloso o un participante confundido. A veces, lo mejor que te puede ofrecer la IA no es una respuesta, sino un compañero de ensayo.
Usos destacados de los proyectos
Los proyectos brillan cuando un resultado importante requiere que se coordinen muchos elementos, como en mi ejemplo de la recaudación de fondos.
Lo mismo ocurre con la planificación estratégica. Objetivos, notas del taller, aportaciones de las partes interesadas, supuestos, riesgos, versiones, comentarios de la dirección, comentarios del personal y, quizá, un comentario de alguien que acaba de descubrir el proceso y quiere reescribir la primera página. Un proyecto permite mantener todo ese trabajo en un solo lugar.
Otros ejemplos adecuados pueden ser la elaboración de propuestas de subvención o la elección e implantación de una nueva herramienta en una organización, como un sistema CRM.
Tres reglas prácticas antes de empezar
1. Empieza por un problema real, no solo por el entusiasmo. Actúa allí donde ya existe el conflicto.
2. Elige la herramienta en función del flujo de trabajo. Repetición de una función o de un tipo de tarea: GPT personalizado. Un resultado en constante evolución con muchos materiales: Proyecto.
3. Asigna la titularidad. Decide quién se encarga de actualizar las instrucciones, quién revisa la calidad del resultado y qué información no debe subirse en ningún caso. Un buen uso de la IA no se limita a introducir indicaciones. También tiene que ver con la gobernanza.
Y no todas las tareas requieren un GPT personalizado o un proyecto. A veces, una simple conversación es justo lo que hace falta: preguntas rápidas, correcciones rápidas, aclaraciones rápidas. Lo importante es adaptar la configuración al trabajo, no crear infraestructura por el simple hecho de hacerlo.
Pero cuando se busca eficiencia a gran escala, con menos sesiones informativas repetitivas, resultados más coherentes y una colaboración más fluida, es ahí donde los GPT personalizados y los proyectos empiezan a dar sus frutos. El chat básico te ayuda a completar una tarea. Los GPT y los proyectos ayudan a tu equipo a mejorar en la tarea.
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Este recurso se ha elaborado como parte del proyecto IA para el cambio social, dentro de Digital Activism Program de TechSoup, con el apoyo de Google.org.
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«Más allá del chat básico con IA: El momento en que ChatGPT se convierte en el verdadero trabajo», de Radka Bystřická, 2026, para Hive Mind, está bajo una licencia CC BY 4.0.